Gestión Integral de un Proyecto. El desafío del Project Management


El Project Management, traducido al español como “Gestión de Proyectos” es difundido por miles de organizaciones y ampliamente adoptada en el sector de la construcción en todo el mundo.

Desde tiempos muy remotos, los hombres se juntaban para construir abrigos y cultivar la tierra. Labores que, aunque primitivos, exigían un mínimo de planificación. Desde hace más de 5.000 años el hombre construye templos monumentales como las pirámides del antiguo Egipto, la gran muralla de la china o los acueductos romanos, que seguramente contaban con la coordinación de alguna figura muy similar al Director de Proyectos de nuestros días. Eric Verzuh, en su libro “The Fast Forward MBA in Project Management”, llega incluso a citar la Biblia en lo que se refiere a Project Management. En Lucas 14:28-30 se encuentra el siguiente texto: Porque ¿quién de vosotros, que quiere edificar una torre, no se sienta primero a calcular los gastos y ver si tiene para acabarla? No sea que, habiendo puesto los cimientos y no pudiendo terminar, todos los que vean se pongan a burlarse de él, diciendo: “Este comenzó a edificar y no pudo terminar”.


Es casi seguro que Imhotep, el primer arquitecto conocido en la historia, responsable por la construcción de la primer gran pirámide, la Pirámide Escalonada de Sakkara, sufrió los problemas típicos de un Director de Proyectos moderno: La pirámide necesitó la extracción, acarreo y montaje de miles de toneladas de piedra, desafío notable ya que nunca se había usado en grandes construcciones. Tuvo que organizar todo el proceso de construcción, controlando el trabajo y a cientos de obreros, y muy probablemente tuvo problemas de plazos y recursos, sin contar la presión ejercida por su patrocinador, el faraón Necherjet Dyeser.

Fue a partir del siglo veinte que el Project Management empezó a definir los estándares que conocemos actualmente, principalmente a partir de la década de cincuenta, durante la guerra fría, donde se desarrollaron proyectos militares de gran complejidad, como los proyectos espaciales y de defensa. El Proyecto “Manhattan” que culminó en la fabricación de la primera bomba atómica de la historia, es reconocido como el primer proyecto a utilizar técnicas modernas de Project Management. Estas técnicas y herramientas progresivamente fueron siendo adoptadas por las organizaciones, hasta llegar al nivel que conocemos actualmente. Prácticamente, todos los objetos que hacen parte de nuestro cotidiano, como los, móviles, ordenadores, coches, etc, fueron diseñados y desarrollados bajo técnicas de Project Management.

Una empresa moderna desarrolla productos y servicios adoptando procedimientos mínimos de planificación y control. El plazo, el coste y los recursos consumidos, además de los riesgos inherentes de su sector necesitan de una respuesta efectiva que en casi la totalidad de los casos se podrá encontrar en el Project Management.

¿Que es un proyecto, en el ámbito del Project Management?


Un proyecto es un intento de lograr un objetivo específico mediante la ejecución de fases interdependientes y se distingue por una serie de características, como veremos a continuación:

Es un emprendimiento temporario


Un proyecto se caracteriza por tener un comienzo y un final definidos. Aunque ambas fechas puedan cambiar por razones ajenas, llegará el momento que el proyecto finalmente será iniciado y tendrá su fin formalizado. Normalmente, el final se alcanza cuando se ha realizado el objetivo del proyecto y los interesados formalizan su finalización. La duración de un proyecto puede variar desde unas pocas semanas, como por ejemplo, la realización de una boda; o puede llegar a varios años, como el proyecto que envió el hombre a la luna.


Tiene limitaciones


Los proyectos normalmente cuentan con recursos limitados. Estos recursos pueden ser financieros, de plazo, de personal o de maquinaria. La cantidad de recursos dedicada a un proyecto dependerá sobre todo de la capacidad financiera de la organización o de la disponibilidad de los recursos a un determinado proyecto.


Es realizado por personas


Son emprendidos en todos los niveles de una empresa. Pueden ser desarrollados por pocas personas o por toda la empresa. Pueden involucrar una pequeña oficina o pueden cruzar fronteras afectando a decenas de organizaciones. Generalmente, el equipo formado para llevar a cabo un proyecto raramente se mantiene tras su cierre. La mayoría de los proyectos son ejecutados por un equipo creado con el propósito único de llevarlo a cabo, que es disuelto cuando se completa el proyecto.


Es realizado para crear un proyecto o un servicio único


Llevar a cabo un proyecto, conlleva a hacer algo que no ha sido hecho antes y que no será hecho otra vez bajo las mismas condiciones. Por esta razón es considerado “único”. Aunque muchos proyectos podrán ser muy similares, siempre habrá algún factor que los distinga.


Podemos imaginar por ejemplo la construcción de una urbanización de 10 edificios que tendrán la misma estructura y fachada. La construcción de cada edificio es un proyecto único, aunque todos los edificios sean iguales y estén ubicados en el mismo terreno. Eso porque, cada edificio podrá ser construido en diferentes épocas; uno en el verano, el otro en el invierno. Por personal distinto; unos más eficientes y capacitados que otros; y en diferentes condiciones, lo que hace con que la construcción de cada edificio necesite de un plan de proyecto especifico.


Es elaborado de forma progresiva


Un proyecto es elaborado paso a paso, progresando continuamente a través de incrementos y es llevado a cabo cuidadosa y detalladamente. Es decir, un proyecto es definido en principio de forma muy genérica y se van incrementando los detalles a medida que el equipo del proyecto desarrolle mejor el entendimiento del servicio o producto resultante. Todo eso conllevará a la definición del alcance del proyecto.


Todos los proyectos poseen un grado de incertidumbre (o riesgo). Estos riesgos pueden ser confrontados, reducidos, o evitados, todo dependerá de la política de la organización y de su estilo de gestión.


Según avance el proyecto, el grado de incertidumbre disminuye, una vez que muchas de las suposiciones iniciales serán reemplazadas por hechos. Por ejemplo, una vez que se termina la primera fase de un determinado proyecto, se podrá estimar mejor la cantidad de tiempo y esfuerzos necesarios para iniciar la siguiente fase. Sin embargo, aunque el grado de incertidumbre sea menor en fases más avanzadas del proyecto, el nivel de riesgo todavía sigue alto, ya que el impacto causado por un eventual percance repercutirá de forma más contundente.


¿Qué es el Project Management?


Gestionar un proyecto conlleva, entre otras cosas, aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer sus requerimientos. Es un proceso por el cual se planifica, ejecuta y controla, buscando alcanzar los resultados deseados. Es un trabajo que normalmente involucra:


• Demandas contrapuestas sobre: alcance, tiempo, coste, riesgos y calidad; • Interesados con diferentes necesidades y expectativas; • Requerimientos identificados.


Ventajas de la Gestión de Proyectos


• Mayor satisfacción del cliente; • Reducción del ciclo de desarrollo; • Reducción de Costes; • Decisiones más eficaces; • Menor improvisación; • Cumplimiento de plazos; • Anticipación de problemas; • Creación de un producto/servicio de calidad; • Sistematización del trabajo; • Comunicación eficaz.


El Project Management es una metodología que conlleva básicamente la gestión de las siguientes áreas de conocimiento:


Gestión del Alcance: El alcance del proyecto es el trabajo que se debe realizar para entregar un producto con características y funciones específicas. Su gestión es imprescindible, pues a partir de ella se desarrollaran las estimaciones de plazo, costes y recursos.


Gestión del Tiempo: Una vez que se organice el alcance del proyecto, el gran reto es organizar el cronograma del mismo. Normalmente, se empieza definiendo sus actividades; luego se organiza la secuencia para a continuación estimar sus duraciones. El gran desafío es ejecutar toda esta planificación respetando las líneas base estimadas.


Gestión de Costes: Gestionar costes significa mucho más que simplemente calcular cifras. Estimar costes es especialmente difícil por la infinidad de variables que pueden afectar económicamente a un proyecto y que no pueden ser olvidadas.


Gestión de Calidad: Uno de los objetivos del Director de Proyectos es hacer que el proyecto cumpla con las expectativas de los interesados (clientes, patrocinadores, etc). Es la gestión de la calidad que lo permitirá que eso ocurra. Esta gestión incluye todo el trabajo necesario para asegurar que cada objetivo del proyecto sea cumplido.


Gestión de RRHH: Uno de los factores clave para el éxito de un proyecto es disponer de las personas adecuadas en los momentos oportunos. Es una combinación muy difícil de obtener Y que ningún programa informático o herramienta de proyectos es capaz de solucionar. Esta gestión incluye entre otras cosas, la planificación del personal necesario, su selección y su desarrollo profesional.


Gestión de las comunicaciones: La gestión de las comunicaciones incluye los elementos necesarios para una adecuada generación, colecta, difusión e almacenamiento de las informaciones del proyecto. Es una gestión que se hace muy necesaria, hay estudios que comprobaron que existe un alto porcentaje de enfrentamientos y frustraciones que tiene como origen una comunicación escasa.


Gestión de Riesgo: En las primeras fases de un proyecto es relativamente fácil identificar una serie de probables riesgos, sobretodo si el proyecto cuenta con el apoyo de expertos. Sin embargo, estos riesgos deberán ser revisados durante todo el avance del proyecto, ya que algunos de ellos podrán ser descartados y otros deberán tener una atención especial. Además, la posibilidad de que surjan nuevos riesgos será una constante durante todo el desarrollo del proyecto.


¿Cómo se implementa la Gestión de Proyectos en una Organización?


• Diseminando en toda la organización sus principios y metodologías: Para poder desarrollar de manera eficaz el Project Management en una empresa, es necesario, principalmente adoptar una cultura volcada a la gestión integrada de proyectos, involucrando y capacitando sus equipos de trabajo. Disponer de personal cualificado que entienda y que ante todo valore el Project Management.


• Desarrollando individuos y formando equipos de proyecto: Trabajar utilizando la metodología de Project Management es sobre todo, trabajar en equipo. Los individuos involucrados en cada proyecto deben trabajar en sinergia, creando resultados que maximicen las cualidades de cada uno de los recursos asignados al proyecto.


• Implementando normas y procedimientos: Otro factor importante en Project Management es disponer de herramientas que puedan soportar de forma adecuada las gestiones llevadas a cabo por el Director de Proyectos. El mercado dispone de una serie de soluciones que permiten de forma integral aumentar la eficacia de su gestión, integrando los departamentos de la empresa y unificando la información. De este modo, se puede obtener, en minutos en lugar de días, la información necesaria para tomar sus decisiones en base a la situación real de un determinado proyecto, principalmente en lo que conlleva a afrontar un determinado grado de riesgo.


Son muchos los beneficios que una gestión basada en la metodología del Project Management puede aportar a una organización, como reducción de plazos y costes, incremento de la calidad y control de la ejecución de una obra. Estos factores se traducen en motivación del personal, satisfacción del cliente y a de los empresarios.


El mercado dispone de herramientas, programas informáticos, cursos especializados de formación y profesionales capacitados en Project Management. Es importante que la organización valore y implemente en sus proyectos, gestiones eficaces de riesgo, costes, plazos o incluso y más importante: La gestión integrada de un proyecto, que asegure que los diferentes elementos de un proyecto sean adecuada y eficazmente coordinados.


Entradas destacadas
Entradas recientes
Archivo
Buscar por tags
Síguenos
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square

© 2017. Edora Consulting. Todos los derechos reservados 

  • LinkedIn Social Icon
  • Wix Facebook page
  • Wix Twitter page

+34 981 92 44 04

info@edora.es